Stagiair Duty Manager

Dag vriendjes, vriendinnetjes, familie, kennissen, vreemden en andere stiekeme meelezers,

Ik loop nu al een tijdje rond als duty manager in het Sandton Grand Hotel Reylof. Ik doe zoveel dingen, heb al zoveel dingen geleerd en moet nog steeds zoveel dingen leren. Maar het werd wel eens tijd om een blog te schrijven over mijn taken als duty. Ik zal alles proberen zo goed mogelijk uit te leggen, maar dat kan soms nog wel lastig zijn.

Wij werken in 2 verschillende diensten, die vroege dienst van 07.00 – 15.00 en de late dienst van 15.00 – 23.00. Aan het begin van mijn dienst begin ik met een ronde door het hele hotel. Ik loop mijn ronde voor alle details die moeten kloppen, maar ook voor de veiligheid in het hotel. Ik loop door de lobby, langs het terras, alle gangen door, door de parking en wellness en ga zo maar door. Tijdens mijn ronde let ik op verschillende dingen:
- Staan alle lichten wel aan?
- Zitten alle deuren dicht die dicht horen te zijn?
- Branden alle kaarsjes?
- Liggen er genoeg handdoeken in de wellness?
- Hoeveel parkeerplaatsen zijn er nog beschikbaar?
- Liggen er geen gekke dingen in de gangen?

En zo kun je nog wel even doorgaan. Door de bijzondere indeling van het hotel loop ik mijn ronde niet van verdieping 1 naar 2 naar 3 etc. Ik begin op 0, ga dan naar 1, door naar 3, dan naar 4, daarna naar 2, verder op 1 en dan naar 0. Het is lastig om uit te leggen waarom dit zo gebeurd wanneer je het hotel niet kent, maar inmiddels kan ik wel zeggen dat er logica in de ronde zit. Het duurde me even om te onthouden hoe ik mijn ronde moet lopen, maar inmiddels zit het er helemaal ingesleten. Ik noteer de bijzonderheden die ik op mijn ronde tegenkom, en ga daar later mee aan de slag.

Wanneer er een strijkplank en strijkijzer naar een kamer gebracht moet worden, word ik gestuurd. Soms heb je er van die dagen bij zitten dat ik het gevoel heb dat ik net zo goed een strijkdienst kan gaan beginnen. Alsof het in de lucht hangt ofzo, maar op sommige dagen lijkt het alsof het hele hotel wil gaan strijken. En ik maar sjouwen met strijkplanken en strijkijzers. Heeft een gast problemen met de internetverbinding, ook dan mag ik het gaan oplossen. Zo werd ik een tijdje terug naar een kamer gestuurd omdat er problemen waren met de wifi. Normaal gesproken wel gemakkelijk op te lossen, tot dat ik daar in de kamer aankwam en de hele laptop in het Zweeds stond ingesteld. Met behulp van een collega van de technische dienst is het me gelukt haha. Ook moet er op zondag wanneer de technische dienst afwezig is, het zwembadwater gecontroleerd worden. Met buisjes en verschillende vloeistoffen wordt dit gedaan, een werkje wat ik nog best leuk vind om te doen. Wanneer het druk is bij de Front Office kan er nog wel eens gevraagd worden om bij te springen, mits ik hier zelf natuurlijk ook tijd voor heb. Dit geldt ook voor de afdelingen F&B en meetings&events.

Verder loop ik met veel dingen te sjouwen door het hotel. Zoals ik net als noemde bijvoorbeeld een strijkplank en strijkijzer, wat soms nog wel een opgave kan zijn omdat ik ook nog een sleutel in mijn handen heb om deuren te openen, en je op de juiste knop moet drukken in de lift. Verder loop ik soms met de gekste dingen door het hotel, waar ik mezelf soms wel eens voor kan uitlachen haha. Denk hierbij aan dingen als: een babybedje, rolstoel, douchestoel, wasbeerknuffeltjes die ik op kamers moet leggen en nog veel meer. Ik kom soms op de vreemdste plekken blauwe plekken tegen, door al dat gesjouw met die spullen.

Wanneer er een VIP in het hotel overnacht reserveer ik daar een parkingplaats voor, en schrijf ik een VIP brief. Ook check ik de kamer waar deze VIP in slaapt nog extra of het goed is schoongemaakt, en of alles aanwezig is wat aanwezig zou moeten zijn. Wanneer ik een late dienst draai voer ik soms de zogeheten turn down service in de suites uit. Wanneer een gast de deur uit gaat, wordt dan de televisie alvast aan gedaan en worden de gordijnen alvast voor de gasten dichtgedaan. Een extra stukje service bieden. Ik doe echt nog wel meer op een dag, maar dat is te veel om allemaal op te schrijven.
Wanneer een gast spullen vergeet in de hotelkamer en graag wenst dat deze worden opgestuurd, word ik naar de supermarkt gestuurd om dit pakketje te gaan versturen. Hetzelfde geldt voor sommige aangetekende brieven die verstuurd moeten worden. Ik vind dit ook altijd wel leuk om te doen. Het wandelingetje naar de supermarkt is nog niet eens 5 minuten, maar toch ben je wel weer even weg uit het hotel. Zo ging ik laatst op een maandag vol goede moed om 10 uur ’s ochtends met een pakketje onder mijn arm op weg naar de supermarkt. Toen ik bij de supermarkt aankwam bleek dat ie pas om 1 uur die middag open zou gaan. Een beetje teleurgesteld en weer met mijn pakketje ging ik weer terug naar het hotel. Toen ik die dag erna weer naar de supermarkt moest, dit keer wel voor een ander pakketje, heb ik toch nog maar even voor de zekerheid op het internet gekeken of de supermarkt wel echt open was.

Naast mijn dagelijkse werkzaamheden die ik hierboven een beetje omschreven heb, zijn we als duty’s ook veel bezig met opdrachten van de general manager. Dit varieert van grote opdrachten zoals het aanschaffen van een bedrijfsauto voor het hotel, tot kleinere opdrachten als het opstellen van een nieuwe telefoonlijst binnen het hotel. Daarnaast ben ik aanwezig bij meetingen met het management team. Elke doordeweekse ochtend is er om half 10 de morning meeting. Van elke afdeling is het afdelingshoofd aanwezig bij de MM en worden de belangrijke zaken van die dag doorgenomen. In september en oktober zijn er 2 meetingen geweest over het Film Fest Gent wat in oktober plaats vond in Gent. Het draaiboek wordt met het management team doorgenomen, en dingen waar extra op moet worden gelet worden besproken. Ook de strategiemeeting over 2016 heb ik bijgewoond en worden belangrijke zaken voor 2016 besproken.

Wat ik het leuke vindt aan dit hotel, is dat er nog wel eens speciale of bijzondere dingen gebeuren. In juli, nog voordat ik aan mijn stage begon, vond Gent Jazz plaatst en heeft onder andere Lady Gaga in het hotel geslapen. Toch leuk om te weten hè. In oktober vond in Gent het International Film Fest plaats(FFG). 3x raden waar alle acteurs, juryleden, organisatoren en andere belangrijke mensen van FFG sliepen? Juist, bij ons. Leuk om mee te maken hoor dat FFG, maar ik was toch ook wel weer erg blij dat het weer voorbij was. Eind november wordt er iets van de Davis Cup (tennis) hier in Gent gespeelt. Tennissers moeten natuurlijk ook ergens slapen, en zo slaapt er een hele bups bij ons in het hotel. Dit zijn wel de dingen die mijn stage nog een stukje leuker maken.

Ik hoop dat dit een beetje een indruk geeft van wat ik hier in Gent allemaal uitspook!

Liefs, x Laura